טופס מקוון – מה זה? ומי צריך את זה?

כנראה שנתקלתם בעבר במונח "טופס דיגיטלי" או "טופס מקוון".

במידה ולא, המאמר הבא בדיוק בשבילכם.

הטופס המקוון מקל על חברות רבות בהליכים בירוקרטיים, חתימת חוזים מול עובדים, לקוחות וכדומה.

במאמר הבא נסביר בדיוק כיצד יקל גם עליכם ומדוע כדאי לכם מאוד לעבוד איתו.

טופס מקוון הוא מסמך שהועבר לפורמט דיגיטלי, וניתן לשלוח אותו לחתימה ומילוי לעובדים שלכם, לשותפים, וכמובן ללקוחות.

בעזרת מערכת פשוטה תוכלו להפוך כל מסמך WORD  או PDF לטופס מקוון ודיגיטלי – ולאחר מכן תוכלו לשלוח אותו בקלות במייל או בהודעת SMS.

לאחר מכן, יוכל הנמען לחתום על הטופס והטופס ייכנס באופן אוטומטי לארכיון המערכת שלכם ותוכלו לעשות בו את השימוש המיועד – מידע למס הכנסה, העברת הטופס לעורך דין/ רואה חשבון, לחשב את השכר של העובד וכדומה.

 

בניית טופס מקוון

כאמור, יש מעבר כמעט מוחלט לעבודה עם טפסים מקוונים כיום ברוב החברות, שכן העבודה עמם מעניקה יתרונות עבודה רבים וחוסכת זמן עבודה יקר.

ישנן מערכות שונות המציעות פונקציות יעילות במיוחד לביצוע עם טפסים מקוונים – בנייתם מחדש או שינויים של טפסים קודמים.

בעזרת המערכות הללו, תוכלו להוסיף מקום לחתימה בצורה דיגיטלית, תוכלו להוסיף שדה חדש בטופס וכן הוספת כפתורים נוספים וכדומה.

אם לא קיימת אצלכם מערכת שכזו בחברה, כנראה שתזדקקו לעזרה בהתחלה בעבודה איתה, מכיוון שתהליך ההטמעה דורש תמיכה בבנייה הראשונית של הטפסים וכן התאמה מלאה לצרכים הרלוונטיים בחברה שלכם.

לדוגמא – אופי הפעילות בחברה שלכם וההליכים המתרחשים בחברה עצמה, מי בעלי התפקידים שצריכים להשתמש בטפסים הללו ומה הם צריכים ללמוד עליהם על מנת לעבוד איתם באופן יום יומי.

מדובר בפעולות מאוד פשוטות שאינן מצריכות הדרכה מעמיקה, ליווי התחלתי פשוט יעזור לכם לתפעל את המערכת בקלות וביעילות, ויפשט את אופן העבודה שלכם בצורה הטובה ביותר.

 

יתרונות בעבודה עם הטופס המכוון

כמעט כל טופס בודד טומן בחובו לא מעט עבודה, לדוגמא – טופס שיוך לקופות גמל בהליך קליטה של עובד חדש בחברה.

בכל הליך שכזה קיימת ניירת שמחייבת הוצאה כלכלית, והוצאות התפעול של המדפסת, מכשיר הפקס והסורק – כל בעל חברה מכיר את ההוצאות האלה מקרוב. בנוסף, העבודה עם הניירת הזאת מחייבת זמן עבודה יקר של העובדים בחברה שלכם, שצריכים להתעסק בעבודת ניירת מייגעת כמו הדפסה, תיוק, ניילוץ ומיון.

העבודה עם הטופס המקוון חוסכת זמן רב בעבודה עם ניירת רבה, וכן הוצאות כלכליות נלוות לעבודה עם טפסים מודפסים – טופס מקוון מייעל את העבודה בצורה אידיאלית.

בנוסף, עבודה עם טפסים מכוונים תורמת משמעותית לאיכות הסביבה, שכן כל חברה מייצרת כמות גדולה מאוד של נייר – החיסכון מתבטא גם בכך.